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Trend zum 3+2-Modell: Heute im Homeoffice, morgen im Büro

Marius Jarzyna ist Motivator, Business Developer, Mitgründer wie auch Geschäftsführer von DeskNow.
Marius Jarzyna ist Motivator, Business Developer, Mitgründer wie auch Geschäftsführer von DeskNow.

Ein Gastbeitrag von Marius Jarzyna, Mitgründer und Geschäftsführer von DeskNow

Heute im Homeoffice, morgen im Büro. Es steht fest, dass Workspace-Management ein heißes Thema für die kommenden Jahre sein wird. Wir müssen mehr Platz für neue, flexiblere Arbeitsmodelle schaffen. Jeden Tag wird die neue Normalität ein wenig klarer und neueste Studien zeigen bereits erste Zahlen.

Wunsch nach hybriden Lösungen

Im vergangenen Jahr haben wir alle unsere persönlichen Erfahrungen mit dem Homeoffice gemacht. Für einige war es sicherlich einfacher als für andere. Was aber zunächst eine Notlösung war, wünschen sich Arbeitende heute vielfach als Normalzustand. Laut einer Umfrage durch Linkedin-News wollen lediglich 4 % künftig ausschließlich im klassischen Büro arbeiten. 73 % der Befragten wünschen sich einen Mix aus beidem – also Hybrid-Work. Die neuen Bedürfnisse bestätigt auch die Studie des Shift Collective. Künftige Arbeitsmodelle werden demnach grundsätzlich immer flexibler und ein Trend zum „3+2-Modell“ – also drei Tage Remote-Arbeit und zwei Tage im Büro oder umgekehrt – ist zu erkennen.

Das Hybridmodell gibt den Menschen die Freiheit, ihren Arbeitstag neu zu gestalten. Für Unternehmen wirft dies jedoch eine Reihe von Fragen rund um die Ausstattung, ungenutzte Schreibtische und die allgemeine Büroverwaltung auf. Aufgrund der Pandemie entschieden sich immer mehr Unternehmen, teilweise oder vollständig Remote-Arbeit umzustellen. 54 % der Unternehmen wollen laut Ifo-Institut auch künftig Homeoffice stärker zu nutzen als vor der Pandemie. Doch bei drei Tagen Remote-Arbeit wird der individuelle Arbeitsplatz bei einer vollen Stelle nur noch zu 40 % genutzt. Das ist ein enormer Kostenfaktor. Ein Grund, Büroflächen ganz abzuschaffen? Nicht wirklich. Laut der eingangs erwähnen Umfrage von LinkedIn-News wünschen sich lediglich 23 % nie wieder ins Büro kommen zu müssen. Es muss also eine andere Lösung her: Freie Arbeitsplätze müssen einfach, flexibel und übersichtlich untervermietet werden können. So verwaisen Büros nicht, werden zu einem multifunktionalen Treffpunkt und Ort des Austauschs und gleichzeitig zahlen Unternehmen nicht für die neue Flexibilität mit Leerstand.

Arbeitsflächen neu gestalten – mit einfachen Regeln

Leerstehende Büros stellen hohe Kosten dar, die irgendwie gedeckt werden müssen. In Zeiten von Hybrid-Work ist das Untervermieten von Arbeitsräumen eine praktische und lukrative Lösung. Wer seine Arbeitsräume Mitarbeitern oder Externen flexibel zur Verfügung stellt, muss dennoch bestimmte Regeln aufstellen und regelmäßig mit allen Parteien kommunizieren. Die Führungsebene muss sich hierfür engagieren und mit gutem Beispiel vorangehen.

  • Kapazität: Die maximale Raumkapazität sollte berücksichtigt und kommuniziert werden, um die Schreibtischreservierung zu erleichtern und die Anzahl an Menschen im Büro zu kontrollieren. Darüber hinaus sollten Unternehmen ein angemessenes Raumkonzept für alle Büronutzer entwickeln.
  • Sicherheit: Während es bei Mitarbeitern keine großen Sicherheitsbedenken gibt, wenn sie einen Schreibtisch im eigenen Unternehmen buchen, ist es eine ganz andere Sache, wenn das Unternehmen Räumlichkeiten auch für externe Fachkräfte anbietet. In diesem Fall sollte ein passendes Check-In- und Check-Out-Konzept vorhanden sein, zum Beispiel mit einer eLock-Integration, um den Zugang und die Hintergrundprüfung sicher und einfach zu gestalten.
  • Kommunikation ist ein entscheidender Teil, wenn es darum geht, die Bürostruktur und den Zugang zu verändern, um zu verstehen, wie Menschen ihren Arbeitstag organisieren. Zum Beispiel werden Teams, die sich im Büro treffen, sich mehr auf die kreative Arbeit und den sozialen Austausch konzentrieren, während Menschen, die zu Hause bleiben, sich auf andere Aufgaben konzentrieren, die Ruhe brauchen.
  • Sozialer Aspekt: Unternehmenskultur und Team-Building sind immer noch sehr wichtige Aspekte der Arbeitswelt für uns alle. Ein dauerhafter Mangel an direkten Interaktionen kann sich negativ auf die Produktivität der Teams auswirken. Das neue Büro soll ein Treffpunkt werden für Mitarbeiter, Kunden, Partner etc. Sie werden dorthin gehen, um sich auszutauschen und die Unternehmenskultur aufzusaugen.

Das AirBnB für Büros

Aber seien wir ehrlich, gewerbliche Flächen unterzuvermieten ist kompliziert und den Aufwand zumeist nicht wert. Wir haben es selbst versucht und schnell wieder aufgegeben. Aber genau hier kommt die Digitalisierung mit all ihren Annehmlichkeiten ins Spiel – endlich. Diese ermöglicht nämlich die Untervermietung und das allgemeine Workspace-Management mit einem einzigen Tool.

Nehmen wir das Beispiel einer Beratungsfirma in Düsseldorf. Sie hat eine halbe Etage voll eingerichtet, aber niemanden, um sie zu nutzen. Mit dem Einsatz eines Unified-Workspace-Management-Tool – in diesem Fall von DeskNow – können Mitarbeiter die Arbeitsplätze nach Wunsch reservieren. So können Manager detailliert planen, wie viele Räume sie anbieten können und diese mit einem Klick auf den Markt bringen. Externe können diese online buchen, genauso wie sie ein Zimmer über AirBnB buchen würden, nur halt mit verifizierten und geprüften Parteien, also sicher.

So funktioniert’s: Im Web oder per App das eigene Büro registrieren und vom Team DeskNow den Flurplan digitalisieren lassen. Schon können die Mitarbeiter Ihren Arbeitsplatz, den MeetingRaum im eigenen Büro reservieren. Wenn vom Arbeitgeber erlaubt, aber auch einen Platz in der Nähe des Wohnortes, im Stadtzentrum oder auf dem Land suchen und reservieren. Arbeitsplatz-Manager wiederum können die Raumverfügbarkeit digital in Echtzeit verfolgen. Die Menschen müssen nicht mehr jeden Tag pendeln, sondern sich mit ihren Teams treffen, wenn es nötig ist, wenn das Projekt es erfordert oder einfach, um Ideen auszutauschen. Arbeitsräume werden sich so in kleinere, lebendige Arbeits- und Begegnungszentren verwandeln

Homeoffice oder Büro – Die Mischung macht’s

Wir sind Menschen, und wir brauchen persönliche Interaktion, genauso wie wir Flexibilität brauchen. Hier bringt FlexWork das Positive aller Arbeitsweisen zusammen. Wir sind nun in der Lage, den richtigen Arbeitsplatz für unsere Arbeit, tägliche Aufgaben oder die Inspiration, die wir suchen, zu wählen. Auf diese Weise handeln wir verantwortungsvoller und nachhaltiger. Das Homeoffice wird ein fester Bestandteil unseres zukünftigen Arbeitslebens bleiben, aber ebenso wird das Bedürfnis nach menschlicher Interaktion. Es wird also kein entweder oder geben, sondern hybride Konzepte, die alles möglich machen.

Marius Jarzyna ist Motivator, Business Developer, Mitgründer wie auch Geschäftsführer von DeskNow. Mit seinen Erfahrungen im Vertrieb und in der HR hat er den Wandel zu New Work hautnah miterlebt.

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