Fiscal friday

Reisekosten richtig abrechnen

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Ein kleiner Leitfaden für die richtige Reisekosten-Abrechnung © Fotolia
Ein kleiner Leitfaden für die richtige Reisekosten-Abrechnung © Fotolia

Wir wagen uns ja hin und wieder aus unserem Büro in die weite Welt hinaus. Letztes Wochenende waren wir bei der Bundestagung der jungen Wirtschaft. Das war zwar nicht die weite Welt, sondern Eisenstadt, aber trotzdem eine gelungene Veranstaltung. Was alles unter Reisekosten fällt und wie man diese Ausgaben steuerlich absetzen kann erfährst du in diesem Beitrag.

Reisekosten

Reisekosten bestehen grundsätzlich aus:

  • Fahrtkosten
  • Verpflegungskosten
  • Nächtigungskosten
  • Nebenspesen

Fahrtkosten

Bei den Fahrtkosten sind alle Aufwendungen für betriebliche Fahrten absetzbar. Das inkludiert somit auch die Fahrtkosten für die Bahn, Flugtickets oder Taxis. Im folgenden Beispiel nehme ich für die Fahrtkosten eine meiner Taxirechnungen. Wenn du mit deinem Dienstauto unterwegs bist, ergibt sich der Aufwand aus der laufenden Abschreibung. Falls du dein Privatauto oder dein Fahrrad für die Dienstreise verwendest, kann dir dein Arbeitgeber ein Kilometergeld von derzeit 0,42 € pro Kilometer steuerfrei auszahlen.

Taggeld und Nächtigungsgeld

Eine Reise kommt dir in der Regel teurer als ein regulärer Arbeitstag. Neben den Fahrtkosten entstehen zusätzliche Kosten für Verpflegung und Unterkunft. Daher gibt es die Möglichkeit, das sogenannte Taggeld mittels Pauschalbetrag auszuzahlen und als Betriebsausgabe geltend zu machen. Das Nächtigungsgeld kann entweder als Pauschalbetrag oder in tatsächlicher Höhe als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Um die tatsächlichen Kosten geltend zu machen, brauchst du so wie ich eine Rechnung.

  • Für die Geltendmachung dieser Ausgaben muss eine Geschäftsreise vorliegen, die mindestens 25 km von deinem normalen Arbeitsplatz entfernt ist.
  • Die Geschäftsreise muss länger als drei Stunden dauern.
  • Keine Tagesdiäten gibt es, wenn du länger als fünf Tage durchgehend oder öfter als 15 Mal im Jahr am gleichen Ort bist, weil dieser Ort dann zu einem „Mittelpunkt der Tätigkeit“ wird.

Wie hoch sind die Pauschalbeträge?

Das Tagesgeld steht grundsätzlich nach der 24-Stunden-Regelung zu. Bei Inlandsreisen beträgt dieses maximal 26,40 €. Für jede angefangene Stunde steht dir ein Betrag von 1/12 also 2,20 € zu. Dauert eine Reise mehr als 11 Stunden an, erhält man bereits die volle Diät von 26,40 €. Wenn ein Essen vom Arbeitgeber bezahlt wird, verringert sich dein Tagesgeld um 13,20 €.

0 bis 3 Stunden € 0,00
3 bis 4 Stunden € 8,80
4 bis 5 Stunden € 11,00
5 bis 6 Stunden € 13,20
6 bis 7 Stunden € 15,40
7 bis 8 Stunden € 17,60
8 bis 9 Stunden € 19,80
9 bis 10 Stunden € 22,00
10 bis 11 Stunden € 24,20
11 bis 24 Stunden € 26,40

Für die Nächtigung bekommst du entweder einen Pauschalbetrag in Höhe von 15 € oder du machst die tatsächlichen Aufwendungen für die Übernachtung inklusive des Frühstücks geltend. Die Pauschalbeträge enthalten jeweils 10% Vorsteuer.

Wenn du geschäftlich oder beruflich im Ausland zu tun hast, kannst du als Tages- und Nächtigungsgelder jene Höchstbeträge geltend machen, die den öffentlich Bediensteten zustehen.

Beispiel

Unsere Reise zur Bundestagung startete am Freitag um 08:00 und endete am Sonntag um 12:00. Somit steht zweimal der volle Tagessatz zu und einmal 4/12 also 8,80 €. Die Kosten für die Nächtigung weise ich mit 80 € (inkl. 13% USt) mittels Hotelrechnung nach. Die Teilnahmegebühr wird mit den Nebenspesen abgerechnet.

Zeit Reisekosten brutto USt. Reisekosten netto
Freitag – Samstag (24h) 26,40 € 2,40 € 24,00 €
Samstag – Sonntag (24h) 26,40 € 2,40 € 24,00 €
Sonntag (4h) 8,80 € 0,80 € 8,00 €
Nächtigung 80 € 9,20 € 70,80 €
Taxirechnung 5,00 € 0,45 € 4,55 €
Teilnahmegebühr 114,00 € 19,00 € 95,00 €

Als Nachweis für das Finanzamt sind exakte Aufzeichnungen über den Tag der Reise, den Zeitpunkt der Abfahrt und Rückkehr sowie über Ziel, Ort und Zweck der Reise zu führen. Meistens ist es zweckmäßig, diese Aufzeichnungen im Fahrtenbuch vorzunehmen.

Dieser Blog Artikel wurde von ChillBill, eine Cloud-Software für automatische Buchhaltung aus Österreich, zur Verfügung gestellt:

ChillBill ist keine Steuerberatung und kann daher auch nur überblickshaft über Steuerthemen informieren, aber keine steuerlichen Ratschläge geben. Bevor du einen unserer Steuertipps anwendest, prüfe anhand der angegebenen Quellen, ob der Tipp noch aktuell ist und ob er für deine Situation anwendbar ist. Oder noch besser: Wende dich an die Steuerberatung deines Vertrauens.

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